مدیریت خدمات فناوری اطلاعات سازمان خود را بهبود بخشید

نرم افزار ITSM چیست؟

مدیریت خدمات فناوری اطلاعات، که اغلب به عنوان ITSM شناخته می شود، اساساً به نحوه مدیریت ارائه خدمات فناوری اطلاعات به مشتریان توسط تیم های فناوری اطلاعات اشاره دارد. این مفهوم شامل کلیه فرآیندها و فعالیت های طراحی، ایجاد، ارائه و نگهداری خدمات فناوری اطلاعات است.

مفهوم اصلی ITSM بر این باور است که فناوری اطلاعات باید به عنوان یک سرویس ارائه شود. یک سناریوی معمولی مدیریت خدمات فناوری اطلاعات ممکن است شامل درخواست سخت افزار جدید مانند لپ تاپ باشد. شما باید درخواست خود را از طریق یک پورتال ارسال کنید، یک بلیط را با تمام اطلاعات لازم پر کنید و یک گردش کاری تکراری را شروع کنید.

سپس تیک در صف تیم فناوری اطلاعات قرار می گیرد و درخواست های دریافتی بر اساس اهمیت مرتب شده و پردازش می شوند.

به دلیل تعاملات روزانه خود با IT، مردم اغلب ITSM را با پشتیبانی ساده IT اشتباه می گیرند. اما خوب است بدانید که تیم‌های فناوری اطلاعات انواع فناوری‌ها را در محیط کار نظارت می‌کنند. از لپ‌تاپ‌ها گرفته تا سرورها و برنامه‌های کاربردی حیاتی.

نرم افزار ITSM تیم های فناوری اطلاعات را قادر می سازد تا با نیازهای تجاری سازگار شوند و رویکردی استراتژیک برای تغییر، تحول و رشد سازمانی اتخاذ کنند. طیف گسترده ای از ابزارهای نرم افزاری ITSM در بازار موجود است. از برنامه های کاربردی مستقل گرفته تا خدمات پلت فرم.

اغلب می شنویم که تیم های فناوری اطلاعات شکایت می کنند که ابزارهای سنتی خدمات فناوری اطلاعات انعطاف ناپذیر هستند و سفارشی سازی و انطباق با نیازهای در حال تغییر را دشوار می کند. همچنین ابزارهای مختلفی برای فرآیندهای مختلف ITSM وجود دارد.

ابزارهای مدولار موانع و سیلوهای انسانی ایجاد می کنند و دید بین تیم ها را بسیار کاهش می دهند. پیاده سازی و مدیریت ابزارهای ITSM سنتی معمولاً دشوار است و کاربران نهایی از استفاده از ابزارهایی که شهودی نیستند اجتناب می کنند. این ابزارها منجر به کاهش یا عدم وجود قابلیت های سلف سرویس ITSM می شوند.

انتخاب نرم افزار میز خدمات مناسب برای سازمان شما بسیار مهم است زیرا میز خدمات پایه و اساس ITSM است. میز خدمات رابط بین مشتریان و تیم فناوری اطلاعات خواهد بود. ITIL میز خدمات را به عنوان یک نقطه تماس واحد بین ارائه دهندگان خدمات و کاربران تعریف می کند. یک میز خدمات معمولی حوادث و درخواست های خدمات را مدیریت می کند و همچنین ارتباطات با کاربران را مدیریت می کند.

میز خدمات همچنین باید نقش مهمی در مدیریت سایر فرآیندهای خدمات فناوری اطلاعات داشته باشد. در نظر بگیرید که آیا میز سرویس و سایر ابزارهای ITSM شما شرایط زیر را برآورده می کنند یا خیر:

راه اندازی و استفاده آسان: دارای یک پورتال سلف سرویس تمیز و بصری است که درخواست کمک، جستجوی دانش، و پیگیری پیشرفت در مورد مسائل را آسان می کند.

همکاری بهبود یافته: بستری را برای توسعه دهندگان و تیم های چندکاره فراهم می کند تا با هم کار کنند تا مشکلات را سریعتر حل کنند.

با نیازهای خود تطبیق دهید: به اندازه کافی انعطاف پذیر برای پشتیبانی از هرگونه راه حل، مقیاس بندی یا تغییر فرآیندی که ممکن است تیم های فناوری اطلاعات شما در ذهن داشته باشند.

مزایای استفاده از نرم افزار ITSM برای سازمان ها چیست؟

سازمان های مدرن کاملاً به زیرساخت فناوری اطلاعات خود وابسته هستند. اگر سرویس‌ها یا سیستم‌های IT ضروری برای چند دقیقه در دسترس نباشند، ممکن است عملیات مختل شود.

برای جلوگیری از این امر، اکثر سازمان‌ها سیستم‌ها و فرآیندهای مدیریت خدمات فناوری اطلاعات را پیاده‌سازی می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که عملیات فناوری اطلاعات آنها آنلاین و کاملاً کاربردی است.

در زیر می توانید برخی از مزایایی که استفاده از سیستم ITSM برای سازمان ها به همراه دارد را مشاهده کنید.

1) برای ارائه ساختار

برای یک سرویس IT مشغول، ساختار و ثبات همه چیز است. در چنین شرایطی نمی توان به هر نماینده، مدیر پروژه و مدیر خدمات اجازه داد تا سیستم ها و روش های عملیاتی مورد نظر خود را ارائه دهد.

این امر نه تنها برای مشتریان ناامید کننده خواهد بود، بلکه منجر به ناکارآمدی های بزرگ نیز می شود. یک ابزار ITSM به رهبران فناوری اطلاعات اجازه می‌دهد تا فرآیندها و ارائه خدمات را استاندارد کرده و هر کاری را که خدمات فناوری اطلاعات انجام می‌دهند را ردیابی کنند. همچنین تعریف قراردادهای سطح خدمات (SLA) و شناسایی عدم انطباق را آسان‌تر می‌کند.

2) اتوماسیون

بسیاری از کارهای انجام شده توسط یک سرویس فناوری اطلاعات معمولی تکراری است. به عنوان مثال، زمانی که کارمندان جدید به سازمان می پیوندند، بیشتر فعالیت های مورد نیاز فناوری اطلاعات، مانند ایجاد حساب کاربری و ایمیل جدید، هر بار یکسان است.

بسته به اندازه و عملکرد سازمان، به راحتی می توان ده ها سرویس فناوری اطلاعات برای هر کارمند جدید وجود داشت. برای فرآیندهای تکراری، اتوماسیون می تواند در زمان و هزینه قابل توجهی صرفه جویی کند.

3) مدیریت سوابق و شواهد

یک سرویس فناوری اطلاعات موثر باید بتواند اشتباهات خود را شناسایی کرده و از آنها درس بگیرد. این تنها در صورتی امکان پذیر است که تمام فعالیت های فناوری اطلاعات به روشی ثابت، قابل اعتماد و در دسترس ثبت شوند. به عنوان مثال، فرض کنید یک حادثه فناوری اطلاعات در شبکه رخ می دهد که برای چندین روز حل نشده باقی می ماند.

این مشکل می تواند باعث ایجاد اختلال قابل توجه در یک یا چند کاربر نهایی شود و حتی آنها را از انجام وظایف خود باز دارد. در چنین حالتی، بخش فناوری اطلاعات باید بتواند سوابق خود را تجزیه و تحلیل کند تا مشخص کند که چگونه و چرا رویداد نادیده گرفته شده است.

4) عملکرد

بهبود مستمر خدمات برای سال‌ها جزء اصلی ITIL بوده است. اگر یک سرویس فناوری اطلاعات متعهد به بهبود مستمر نباشد، به ناچار دچار رکود می شود و با گذشت زمان کمتر اثربخش می شود. ابزارهای ITSM با ردیابی تمام فعالیت‌های فناوری اطلاعات و ارائه گزارش‌های قابل دسترسی آسان، شناسایی مناطقی را که نیاز به بهبود دارند، آسان می‌کند.

سرویس فناوری اطلاعات می تواند از چنین ابزاری برای اطمینان از ارائه خدمات در سطح SLA و پیاده سازی سیستم ها و کنترل های جدید در صورت نیاز استفاده کند. بدون این اطلاعات، تعیین اینکه در کجا به بهبود نیاز است، بسیار دشوار است و بهبود مستمر خدمات را غیرممکن می‌کند.

معرفی نرم افزار Dana Pro

Dana Pro یک نرم افزار پیشرفته ITSM مبتنی بر ITIL است که راه حلی موثر برای مدیریت خدمات فناوری اطلاعات در سازمان ها می باشد. دانا پرو تمامی ابزارهای مورد نیاز برای مدیریت خدمات فناوری اطلاعات را به صورت یکپارچه در اختیار شما قرار می دهد.

نرم افزار Dana Pro دارای ویژگی هایی است که به شما کمک می کند فرآیندهای ITIL را در سازمان خود به ساده ترین شکل ممکن پیاده سازی و مدیریت کنید. با استفاده از این ابزار، مدیریت خدمات فناوری اطلاعات به طور کامل در راستای اهداف کلی سازمان امکان پذیر می شود.

سازماندهی رویدادها

با استفاده از قابلیت های این قسمت می توانید وقفه های سرویس را کاهش داده و به SLA دست یابید. تهیه بلیط هوشمند، افزایش بهره وری اعضای تیم فناوری اطلاعات و مدیریت چرخه بلیط کامل از دیگر ویژگی هایی است که به آنها دسترسی دارید.

مدیریت تغییر

فرآیند اجرای تغییرات استاندارد را مطابق با چارچوب ITIL در سازمان خود با استفاده از زیرسیستم مدیریت تغییر هوشمند اجرا کنید. شما می توانید تمام مراحل تغییر اعم از درخواست تغییر، ارزیابی ریسک، برنامه ریزی، تایید و اجرا را بر اساس روش ها اجرا کنید.

مدیریت سطح خدماتSLA)

با استفاده از Dana Pro، می توانید از تحویل به موقع و سریع خدای خود طبق قوانین SLA از پیش تعریف شده اطمینان حاصل کنید. زمان پاسخگویی اولیه و زمان لازم برای پردازش بلیط ها را تعیین کنید. با استفاده از قابلیت های این قسمت می توانید سرعت پاسخگویی تیم فناوری اطلاعات و پیمانکاران به رویدادها و درخواست های کاربران را افزایش داده و سریعتر از همیشه باشید.

مدیریت مشکل

با تجزیه و تحلیل ریشه های مشکل، کاهش حوادث تکراری، ادغام کامل با ماژول تیکتینگ و مدیریت تغییرات، می توانید کارایی تیم فناوری اطلاعات سازمان خود را افزایش دهید و از بروز مشکلات جدی تری در آینده جلوگیری کنید.

مدیریت دارایی که

ماژول IT Asset Management یا ماژول ITAM در نرم افزار Dana Pro به شما این امکان را می دهد که تمام دارایی های سخت افزاری و نرم افزاری یک سازمان را به صورت متمرکز مدیریت کنید. اسکنر شبکه یا ابزار دانا کلاینت همیشه شما را از آخرین تغییرات سرورها و رایانه ها مطلع می کند و بدین ترتیب همه چیز تحت کنترل شماست. همچنین می‌توانید با نظارت آسان‌تر بر چرخه عمر دارایی‌ها، هزینه‌ها را کاهش دهید و بهره‌وری بالاتر را برای تیم فناوری اطلاعات فراهم کنید.